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ダメな会議が脱線する理由

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■意見交換が白熱した会議!?

社長
「昨日の会議はみんな意見を出し合ってとてもいい会議だった」


「なるほど、それで何が決まったのですか?」

社長
「何が決まったかと言われると…まぁ多くの意見が飛び交った会議だったよ」


「それは良かった…!?…ですね」

 

この会議には参加していなかったのですが
私も幹部会議や社員ミーティングに参加させてもらいます

会議が始まる前に「議題」が決まっていなければ
社員がそれぞれに言いたいことを言う時間になりがちです

議題が決まっていたとしても
「今日の会議はここまで決める」
という目標が無ければ…

ついつい話が脱線していきます

 

■議題が明確でないと…

「議題」決まっていない会議として
報告連絡会議があります

これは共有すべき情報を伝えることが目的なので
事前に「議題」が無いとも言えます

これと同じ感覚で
本来の会議に参加する方が多いことに問題があります

多くの会議が
「今日の17時から会議」があることだけを伝えて
そこで何を決めるのかわからない状態で集まります

すると
みんながその場で出された議題に対し
自分の思うことを口々に言う会になり

会社を良くするというゴールが明確でないので
「そんなこと言うんやったら、オマエ部署もなんたらかんたらやんけ!!」
と言い合いが始まります

 

せっかく時間を費やして集まっているのに
言い合いで終わっていては時間がもったいない

たとえ言い争いに発展しなくても
「今日は言いたいことを言えたし、みんなも納得してくれた」
と気分をスッキリさせるためだけに
時間を取るのももったいない

会議は会社を良くするためにやるもので
個人の気持ちを発散する場ではありません

■ダメな会議とは…

話がまとまらず意見がどんどん横に
広がっていってしまう会議の特徴として…

1.決めるべきことが決まっていない

2.会議の終了時間が決まっていない

3.進行係が会議の意図をわかっていない

4.「なんか意見は無い?」と唐突に聞かれても準備してきてない

5.普段自分の意見を言う場が無いので思わず熱くなっていろいろ言ってしまう

 
1、2
ずいぶん前から
ダメな会議の例として言われていますが
中小企業ではまだまだ健在です

3、4
毎週定時に開催する会議にありがちです
ルーティン作業になっていて
「とりあえず会議はした」というためにしてます

の会議中に…
意見なのか?恨みつらみなのか?
感情に近い意見が多数上がってくるというのは
会社の風通しや社風、仕組みに問題があります

例えば
・いい意見も悪い意見も上に伝わらない
・普段言ってはいけない雰囲気になっている
・何を言っても一向に改善される気配が無い
などが会社に蔓延しているかもしれません

 

■会議も一つの仕事

会議も一つの仕事です
いい加減に時間を潰してはいけません

では
どうすれば意味のある会議になるのか?

 

1.決めるべきこと(議題)を事前に参加メンバーに伝える【進行係の仕事】
⇒ 箇条書きにして事前配布

2.会議の終了時間を明確にする【進行係の仕事】
⇒ 毎回2時間する必要もない。早く終了するにしても時間を決める

3.進行係は議題と時間配分をコントロールできる人にする【進行係の仕事】
(進行はその場の一番偉い人でなくてもいいが、ワンマン社長は少しは黙って聞いて!)
⇒ 議題を明確にし、この会議での決定すべきことを把握し、意見を出させた後、強引にでもまとめにもっていく
     ※恨みつらみ発散会になりがちなのを止めて「今回の決定事項は○○です」とまとめる

4.「なんか意見は無い?」と聞かない【参加者の仕事】
⇒ 事前に議題配布でそれに対する改善ポイントを考えてくる

5.普段自分の意見を言う場が無いので思わず熱くなっていろいろ言ってしまう【参加者の仕事】
⇒ 普段から上長が意見を聞く仕組みを作る
「会社のために熱くなる社員がいるのは良いこと」というのを理解する
ただ単に文句を言っているのか?意見を述べているのか?を判断する

 
社員が会議を前に
「また会議かよ~時間のムダだよな~」
と言っていませんか?

ムダな会議はやる必要ないですが
会社を良くする会議は絶対にしなくてはなりません

会議は会社を一つのベクトルに向かって強くするための
「全社員が取り組むべき仕事」の一つです

時間を有効に使って
強い良い会社にしてください!

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